Covid-19 : Les syndics pourront convoquer les assemblées générales sans présence physique des copropriétaires.
Le décret du 11 mai qui prescrit les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 a interdit sur l’ensemble du territoire « tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de 10 personnes».
En conséquence, et suite aux nombreuses alertes de la FNAIM sur les difficultés rencontrées par les syndics en cette période, une nouvelle ordonnance en date du 20 mai a permis d’adapter les modalités d’organisation des AG de copropriété par la tenue d’assemblées générales totalement dématérialisées, même au-delà de la période d’état d’urgence sanitaire.
Ainsi, à partir du 1er juin prochain et jusqu’à nouvel ordre, le syndic pourra prévoir que les copropriétaires ne participeront pas aux assemblées générales par présence physique mais par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils pourront également voter par correspondance avant la tenue de cette assemblée.
Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique ne sera pas possible, le syndic pourra alors prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance.
Si une assemblée générale a été convoquée, le syndic pourra avoir recours à ces nouvelles possibilités à condition d’en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée.
Covid-19 : La convocation et la tenue des assemblées générales
De nouvelles dérogations ont été apportées à la convocation et à la tenue des assemblées générales de copropriété :
- L’assemblée sera convoquée sans qu’un lieu de réunion ne soit déterminé ni même indiqué dans la convocation qui devra indiquer le moyen de communication électronique choisi.
- Si le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, la convocation devra préciser que les copropriétaires ne pourront voter que par correspondance. Dans ce cas précis, les missions du président de séance devront être assurées par le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic.
Les règles de représentation sont également assouplies :
- Un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu des 10% actuels).
- Le procès-verbal des décisions devra être signé dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale.
Le renouvellement des contrats de syndic :
Face à l’incapacité de très nombreux syndics de convoquer une assemblée générale en raison de la crise sanitaire, l’ordonnance du 20 mai l 2020 précise désormais les conditions de renouvellement de plein droit des contrats de syndics.
Ainsi, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires.
Afin de permettre au syndic d’organiser les futures assemblées générales, l’ordonnance prévoit que la prise d’effet du nouveau contrat de syndic interviendra au plus tard le 31 janvier 2021.
Les mesures d’hygiène à respecter lors des réunions d’assemblées générales de moins de 11 personnes
Se moucher dans un mouchoir à usage unique à jeter immédiatement dans une poubelle.
Se couvrir systématiquement le nez et la bouche en toussant ou éternuant dans son coude.
Éviter de se toucher le visage, en particulier le nez, la bouche et les yeux.
Porter systématiquement un masque lorsque les règles de distanciation physique ne peuvent être garanties.
Se laver régulièrement les mains à l’eau et au savon (dont l’accès doit être facilité avec mise à disposition de serviettes à usage unique) ou par usage d’un gel hydro-alcoolique